如何在不感到内疚的情况下停止客户临时取消预约

我曾经有一位客户在课程开始前 20 分钟临时取消。

她的理由是“需要买猫粮”。🤯😡

你有过类似的经历吗？

我很想听听你最令人头疼的取消故事。请在下方评论！💌

继续阅读，了解我的建议，帮助你阻止客户不尊重你的临时取消政策……

改变你对临时取消费的心态

刚开始教学时，收取取消费用的想法让我感觉像是在惩罚。此外，我当时正经历的冒名顶替综合征让我觉得为没上的课收费很尴尬。我对自己的专业能力缺乏信心，“讨好型”行为导致客户要求特殊待遇。

最终，我学会将我的政策视为对业务的保护，而不是对客户的惩罚。

现在，当有人预约课程后，一旦过了 24 小时的取消期限，我就认为那段时间属于他们。正如 Bob Liekens 所说，如果你为迟到道歉，他会说：“没问题，这是你的一小时。”

这种心态的转变对我影响巨大。我不再因执行我的政策而感到内疚，并开始认识到，设定清晰的界限是经营专业业务的一部分。

从一开始就清晰地传达你的政策

转变心态是关键，但下一步是关于你政策的清晰沟通。

避免日后出现尴尬对话的最佳方式，是在客户预约课程之前确保他们理解你的取消政策。不要假设他们知道规则是如何运作的，也不要等到有人最后一刻取消时才去解释规则。

我建议在你的欢迎邮件或入职表格中包含你的政策，并与每位新客户一起回顾。以下是我用来确保客户理解的脚本：

欢迎邮件 / 入职脚本

我会大声朗读这段内容，并让客户签署：

“为了保持我业务的顺畅运行并确保所有客户都能公平地获得开放时段，我严格执行 [24 小时] 取消政策。因为这段时间已明确为你预留，临时取消意味着我无法重新预订该时段，我的业务也会因此产生成本。通过预约，你同意如果在 24 小时期限过后更改，你的卡片将被自动扣款 [金额/$ 费用]。你对这如何运作有任何疑问吗？”

如果有客户发消息取消但未提及临时取消政策，我会回复告知他们已被收费：

临时取消收费脚本

“嗨 [姓名]，很抱歉你今天没能来参加我们的课程，希望一切都好！由于这是在 24 小时窗口内发生的，你的套餐已扣除本次课程的费用。我已经为你解锁了日历，以便你在准备好时随时预订下周的时段。”

处理要求特殊待遇的请求（“但这是紧急情况！”）

“我完全理解意外事件时有发生，我也深表同情。我的政策并不评估取消的原因；它只是保护为你预留且无法被他人重新预订的专属时间段。非常感谢你尊重我的商业政策和小型企业的边界。”

想要一个万无一失的设置？自动化你的预约流程

减轻执行取消政策压力的最简单方法之一，就是让你的预约软件帮你完成部分工作。

我强烈建议使用自动化预订软件，让您能够设置“预存信用卡”作为前提条件。这样，客户在预订前就会同意您的政策，您也不必追讨付款或进行关于费用的尴尬对话。

在设置系统时，以下是一些值得关注的功能：

1. 要求预存信用卡

使用 Acuity Scheduling 或 MindBody 等预订平台。客户在未输入支付详情并明确勾选同意您条款的情况下，无法预留时间段。

这有助于确保客户在预约前了解相关政策。

2. 设置24小时取消限制

明确定义您的时间窗口。如果客户在该窗口内取消，软件会要求他们确认需支付费用。

提前设置好这一点，使得您可以一致地执行政策，而无需手动追踪每次取消。

3. 设置提醒序列

将系统设置为立即发送电子邮件确认，课前48小时发送短信提醒，并在课前24小时发送最终警报。

这些提醒让客户有机会在取消截止日期前做出变更，并有助于减少最后一刻的意外情况。

我的最后建议

经过多年的教学经验，我了解到拥有明确的取消政策只是成功的一半，另一半在于坚持执行。

以下是我总是推荐的两件事：

1. 不要为有未结清旧迟到取消费余额的客户重新预订。

如果客户尚未支付之前的迟到取消费，请确保在预订下一次课程之前结清该余额。否则，您实际上是在允许无视该政策。

2. 保持一致性。

您可能会 tempted 免除一次迟到取消费，但这意味着客户下次也会期望如此。

当不一致地做出例外处理时，客户更难理解界限在哪里。一致性有助于建立相互尊重，并使您的政策更容易执行。

保护您的时间，享受教学

希望这些建议能帮助您建立清晰的界限，并与尊重、重视您时间的客户一起开展蓬勃发展的业务。

归根结底，取消政策并非为了惩罚任何人，而是为了确保您可以专注于您所热爱的事物：教授普拉提，并帮助您的客户达到最佳状态。